5 claves para rentabilizar la gestion documental

La gestión documental

Los hábitos que desarrollamos para implantar la gestión documental son tan importantes para la rentabilidad como el mismo software que utilicemos.

Cuando se trabaja de una forma coherente se maximiza la utilidad del software de gestión documental. Sin embargo la mayoría de las organizaciones no incorpora en sus hábitos esta nueva tecnología dejando sin control muchos flecos.

Si quieres implantar con éxito la gestión documental en tu empresa, debes tener en cuenta lo siguiente.

Utiliza el software de gestión documental en la formación

Una breve clase después de la implementación del software no asegura la implantación del software de gestión documental. Si estás contratando nuevos candidatos asegúrate de incluir la formación de la gestión documental entre los conocimientos iniciales que debe tener cada empleado.

Olvida los disco duros

El software de gestión documental distribuye los documentos digitalizados. Pero como somos criaturas de hábitos, tenderemos a seguir guardando los archivos de texto en los mismos directorios y discos duros donde solíamos hacerlo. Debemos asegurarnos que todo pase primero por el software de gestión documental para evitar que el viejo sistema se coma al nuevo.

Mantener la fluidez del sistema

Toda tecnología cuando se implanta conlleva un cierto retraso en la productividad. Esto es así al principio pero después todo se hace más fluido de tal manera que no solamente no existen retrasos, sino que incluso puede ganarse rapidez en las operaciones.

Debemos estar atentos a que el personal encargado de la gestión documental no se olvide de escanear todos los documentos que entran y guardarlos en el software de gestión documental. Es fácil olvidarse de escanear una factura de papel que entra cuando tenemos dos llamadas que atender y tres correos que contestar.

A pesar de que la mayoría de las organizaciones pueden tener éxito en la implantación del software de gestión documental, muchas de ellas fallan a largo plazo.

Vender las ventajas en tu organización

Una vez que ha conseguido implantar el software de gestión documental tendras que hacer un poco de vendedor para señalar los premios y ventajas que tiene el nuevo sistema. Enfatiza en los tiempos ahorrados en la búsqueda de documentos y en el mejor control de la documentación.

La tecnología es inútil a menos que se demuestre su utilidad mientras está funcionando. Un empleado quiere saber que lo que está haciendo tiene alguna utilidad, que ya no necesitará bucear en montaña de archivadores para sacar un papel o que gastará menos tiempo archivando documentos. Vender las ventajas día a día es fundamental en los primeros meses de implantación y este es uno de los factores de éxito que más pronto se olvidan.

Tiempo para la implantación e integración del software de gestión documental

Existen varias características del software de gestión documental, trucos de trabajo y permisos de usuarios qué los negocios no utilizan normalmente.
Esto puede hacer difícil el éxito en la implantación de la gestión documental. En el peor de los casos un pobre conocimiento de las características del software puede resultar es un fracaso en la implantación.

En conclusión, estos son los puntos que deberían tenerse en cuenta para implantar con éxito la gestión documental en tu empresa

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