Los 4 gastos ocultos de tu impresora

El coste de las impresoras

Hace poco tuve que elegir una impresora para mi empresa. Y me acordé de un reportaje de televisión de principios de los noventa, donde se presagiaba un futuro sin papeles en las oficinas. Desde entonces han pasado casi tres décadas-y todavía a la profecía le queda un largo camino para ser cumplida. Al menos en las pequeñas empresas.

En una encuesta reciente de la Asociación para la gestión de la información e imágenes (AIIM) se indicaba que, a pesar de que el 74% de los responsables de empresas sabían que se podían beneficiar de una oficina sin papeles, solo un 24% había tomado medidas específicas para eliminar el papel del lugar de trabajo.

Los resultados resultaron sorprendentes, teniendo en cuenta la disponibilidad de recursos y los costes que se podrían ahorrar. Y permite hacer una predicción adicional: el papel va a seguir con nosotros durante muchos años. Mientras la mayoría de los negocios adoptan unas políticas de ahorro estrictas, el coste de las impresoras todavía quedan fuera del radar para las tijeras.

La impresión diaria

En otra encuesta realizada por OKI entre 2000 personas que trabajaban en oficinas reveló que el 92% imprime algunos documentos diariamente. La mitad de ellos (45%) imprime al menos diez páginas cada día. Y un 15% imprime al menos 50 páginas diarias.

Por que imprimimos

Según la encuesta de OKI la principal razón por la que se imprime en la oficina (64%) es por tener una evidencia física. No terminamos de fiarnos del documento electrónico. Probablemente el resto de los encuestados imprima porque es más fácil la lectura en un soporte como en el papel que en una pantalla.

La impresión de documentos personales en la oficina

Algunas organizaciones se sorprenderían al saber que el 79% de los encuestados por OKI afirman que utilizan las impresoras de la oficina para imprimir sus documentos personales.

La principal razón que esgrimen los empleados (el 38%) para utilizar las impresoras en el trabajo es que no disponen de una impresora en la casa. Esta respuesta es más frecuente entre los jóvenes (el grupo de edad entre los 25 y 34 años), quienes ya tienen más integrada la cultura digital y no ven la necesidad de comprarse una impresora.
La siguiente explicación para el uso personal de las impresoras en el trabajo es la “facilidad de uso”.

Creando una oficina sin papeles

En la mayoría de las oficinas es improbable que el futuro esté libre de papeles. Es una cuestión de sensibilidad. A pesar de los avances en la tecnología, tales como el almacenamiento en la nube, que reduce la necesidad de tener documentos impresos, la mayoría de las PYMES no tienen idea de lo que le cuestan sus impresoras. No hablamos solo del coste de compra de la máquina. El principal coste es el del toner y la tinta.

En grandes empresas se estima que cada empleado gasta más de 500 euros en las impresoras. Mientras esta cifra puede ser algo más reducida en una pyme, es probable que no ande demasiado lejos.

El coste de papel,toner o tinta,electricidad,mantenimiento y tiempo que emplea cada trabajador de la oficina puede estar devorando una parte importante de los beneficios de la empresa. Se estima que las empresas pueden ahorrar en torno a un 30% en sus costes de impresión.

Cambiando la vieja fotocopiadora

A menudo una importante fuente de ahorro puede conseguirse sustituyendo las máquinas. El hecho de tener varios equipos, impresoras, faxs, fotocopiadoras y escáner, cada uno por separado haciendo unas limitadas funciones puede incrementar los costes, tanto en términos de espacio como de mantenimiento, electricidad,consumibles,etc.

Las impresoras antiguas pueden ser vampiros de recursos. No solo porque consumen más electricidad (y se nota en un equipo conectado al menos 8 horas diarias). También porque sus consumibles pueden ser más caros y ser más lentas, lo cual se traduce en una disminución de la productividad.

Una oficina caliente

Uno de los aspectos menos atendidos de los equipos antiguos es que generan más calor, lo que conduce a un aumento de los gastos de climatización de las oficinas. Las impresoras modernas no solo desperdician menos energía durante su funcionamiento; también tiene un modo “durmiente” que consume poca energía cuando no están siendo utilizadas.

Menos stock de consumibles

Una de las ventajas de reemplazar los equipos antiguos por impresoras multifunción es la simplicidad y economía en la gestión de los consumibles. Siempre es más económico y ágil disponer de cartuchos de toner para una sola impresora multifunción que hacerlo para tres, una fotocopiadora, la impresora y el telefax.

Pérdidas de tiempo

Por último, las impresoras modernas tienen un tiempo de calentamiento inferior. Esperar unos segundos menos con un trabajo que se envía a imprimir puede no ser significativo. Pero puede ser un engorro si lo hacemos varias veces al día.

Costes de impresión inútiles

Existen muchas formas de ahorro que se pueden conseguir con una adecuada toma de conciencia.

Aparte de la impresión de documentos personales, también se imprimen innecesariamente muchos documentos en la oficina. Recordando al personal que se debería imprimir solo cuando es absolutamente necesario, puede ahorrar muchos euros al final del día. Lo mismo con los documentos erróneos que se envian a imprimir. Hay que mentalizar a todos para que eviten el síndrome del gatillo fácil. Deberíamos revisar bien los documentos antes de imprimirlos.

Imprimir por ambas caras del papel

La mayoría de las impresoras de oficina tienen la opción de imprimir por ambas caras de papel. La impresión dúplex debería estar configurada por defecto. Las impresoras de color también pueden configurarse por defecto para que impriman en negro, cuyo coste por copia es inferior a las impresiones en color.

Documentos en la nube

Otra idea sería la de compartir documentos en PDF en la nube, con aplicaciones tales como Dropbox, eliminando así la necesidad de entregar y almacenar copias en papel.

Aplicaciones de gestión de impresión

Los programas de gestión de impresión tales como PaperCut han demostrado ser una herramienta eficaz para recortar costes de impresión. Pueden monitorizar cuanto imprime cada usuario y-ya se sabe- no hay nada como estar bajo escrutinio para moderar nuestros gastos. Además algunos de estos programas despliegan una pantalla antes de que el usuario imprima, permitiendo una segunda oportunidad para pensar antes de disparar.

Los principales costes ocultos de la impresora

El uso personal de la impresora. Desde recibos, las fotos de mascotas o el mapa del recorrido del fin de semana. Cuando se dispara con pólvora ajena se es menos comedido que cuando nos tenemos que rascar el bolsillo con un cartucho de tinta para la impresora de casa.
Impresión innecesaria. No solo porque nos precipitamos al enviar a la impresora un documento con errores. También porque lo imprimimos en color cuando lo deberíamos haber hecho en negro. Y por haberlo impreso por una cara en lugar de emplear el papel por ambos lados.

La impresora equivocada

No todas las impresoras cuestan lo mismo. Ni el coste por página impresa es igual. Por lo general cuanto más profesional es una impresora, tanto más económico sale el coste de cada página. Para los trabajos de impresión de pocas páginas puede ser adecuado utilizar la impresora que tenemos sobre la mesa. Pero si el trabajo tiene 200 páginas haríamos bien en enviarlo a una impresora departamental-aunque tengamos que caminar más.

Encariñandote con tu vieja impresora

Puedes pensar que ahorras dinero manteniendo una impresora de 5 años en tu oficina. Pero, entre el consumo de electricidad y la perdida de productividad por averías, puede estar saliéndote cara.
La oficina sin papeles todavía está lejos de materializarse. La impresora de tu oficina puede ser un verdadero sumidero de beneficios sin que te des cuenta. Mientras, podrías tomar medidas para disminuir los costes de impresión.

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