Digitalizar documentos

La gestion digital de documentos es rentable

Como propietario de una tienda de consumibles en Canarias, la transición hacia una oficina sin papel puede ser una tendencia preocupante, además de  exigir una fuerte inversión. Pero la medida del capital desembolsado puede ser relativa si tenemos en cuenta que los beneficios sobrepasan con mucho a los costes.

Si tu organización todavía utiliza procesos basados en papel, puede estar incurriendo en unos costes innecesarios-y ocultos- que pueden ser eliminados en la transición a digital con una gestión de documentos automática.

Existen varios costes asociados a los procesos basados en papel.

Almacenamiento de papel en armarios

Un armario de 4 gavetas puede costar hasta 800 € y además ocupa aproximadamente un metro cuadrado de espacio en la oficina. A una empresa media le puede costar 20000 € llenar un armario de papeles (incluyendo costes físicos y laborales)y aproximadamente 2000 € por año mantenerlo. Y es probable que tu empresa tenga más de un armario.

De acuerdo con un artículo publicado por Que publishing, entre el 50 y el 75% del espacio de una oficina está dedicado a almacenar o emitir documentos, mientras que el 45% de los documentos almacenados contienen información duplicada y el 80% de los documentos nunca son necesarios después de que han sido archivados.

PWC estima qué una oficina media gasta en torno a 20 € en costes laborales para archivar cada documento en papel.

Consumibles de oficina

Probablemente tengas gavetas, cajas y armarios repletos de artículos de oficina variados que incluyen lápices, bolígrafos, papel, tinta, grapas, clips, notas adhesivas,etc.

La tinta más económica cuesta en torno a los 15 € por un cartucho de 20 mililitros de tinta y la mas cara en torno a los 75 € por cartucho. Un cartucho de tóner puede costar entre 75 y 200 € . Otros costes ocultos de los productos de oficina son los sellos postales los cuales pueden contar hasta 40 sentimos cada uno. De acuerdo con LAC Group, el coste medio de los suministros de oficina por empleado y año varía entre los 200 y los 1000 €. Multiplica por los empleados de tu oficina y piensa el dinero que podría ahorrarse eliminando la necesidad de los consumibles asociados con el papel.
Costes laborales

De acuerdo con una investigación realizada por AccountingWEB, el oficinista medio hace unos 60 viajes a la fotocopiadora por semana, gastando unas 15 horas por mes en imprimir documentos. Si consideras que el precio medio por hora de un empleado está sobre los 20 € (sueldos,vacaciones,seguros sociales,etc.) podemos estar hablando de 300 € por empleado y mes. También deberíamos tener en cuenta que gastamos una media de 150 horas al año buscando papeles extraviados o que no están en su sitio.

Cuándo implementas una solución de gestión de documentos, las personas pueden dedicar su tiempo a tareas más importantes para la organización, en lugar de gastar horas frente a la fotocopiadora o buscar desesperadamente viejos papeles en los archivadores.

Optimización de tiempos de pago y de cobro

Una investigación de Aberdeen Group encontró que las empresas que carecían de una solución de gestión de documentos tenían un promedio de 14,4 días para procesar una factura y alguna alcanzaba los 34,4 días. Podrías estar pagando un exceso de intereses debido a cobros retrasados, al no procesarse adecuadamente tus facturas por estar en papel.

También es posible que puedas perder descuentos por pronto pago por no procesar las facturas de tus proveedores más rápido. Alineando los procesos de tu negocio con la automatización de documentos puedes conseguir una gestión más ágil de las facturas que emites a tus clientes o que recibes de tus proveedores. Ganarás en agilidad debido a que no tendrás que ocuparte de imprimir, escanear y enviar documentos.

Digitalizar documentos : una inversión rentable

El retorno de la inversión de una solución de gestión de documentos puede ser importante cuando tienes en cuenta el coste de almacenaje del papel, los consumibles de la oficina, los costes laborales y los retrasos en los tiempos de cobro y de pago. Eliminando todo estos costes, tu organización puede ahorrar dinero e incrementar su productividad. El papel y los procesos ineficientes que conlleva es un importante obstáculo para las empresas y administraciones, tanto en términos de eficiencia como de coste.

El software de gestión de documentos moderniza los procesos de la empresa a través de la captura de los documentos de papel y agiliza el acceso a facturas, órdenes de compra y otros documentos. Integrando el software de gestión de documentos dentro de tu organización, la coloca en el camino adecuado para eliminar el papel de la oficina e incrementar los beneficios.

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